2008年下半年，由某地三九物流公司和英和物流公司找到某第三方物流公司，请该公司作为它们的“二级代理商”为其代办某化工有限公司的铁路、公路运输等物流业务。获此信息后，该公司认为此项目本公司就能胜任，不应坐失良机，应抓紧时间去投标。于是该公司立即起草自荐信函，并通过邮政寄发给某化工有限公司，希望能直接为他们提供物流服务。然而此时，该化工有限公司的物流代理招标工作已进入了第三轮。早在第一轮招标时就有13家国内外物流管理和物流实体公司参与竞标，其中有9家进入第二轮竞标；第二轮以后只剩4家企业闯入第三轮。上述的英和公司则幸运过关，进入第三轮。英和公司为了取得此轮竞标的胜利，才找到该公司作为其合作伙伴。
作为物流实力雄厚并拥有丰富物流实践经验的第三方物流公司，虽然做出了迅速反映，及时地起草了自荐信函，但最终还是失去了这次机会。
请回答下列问题： 如何才能避免上述情况的再次发生