合同结构分解的关键在于确定招标合同单元,而招标合同单元的确定直接或间接取决于最小工作单元的分解和最小合同单元的确定,故合同结构分解建立在整个项目工作分解的基础上。
精益思维的主要特点包括:注重过程标准化,减少变化和不可预见性;注重绩效评价,并及时根据绩效分析做出方案调整;注重对方需求,以实现双赢为目标。
招标采购总体合同结构分解招标采购总体合同结构分解,是指在建构合同体系之前,通过明确工程建设项目或政府采购活动的总体目标以及合同总体需求,分析项目的技术特点、经济特点、管理特征等,并结合市场因素、竞争性因素等,依据有关法律政策、技术标准和规范,确定项目相应阶段合同种类、数量的过程。总体合同结构分解的目标是明确项目相关的所有合同的种类及数量,核心是确定招标合同单元。
最小工作单元。所谓招标采购合同规划中的最小工作单元是指在工程建设项目或政府采购项目中,具备独立工作流程、能够单独实施的工作单元。最小工作单元通常应该具备不可再分解性。
责任分配矩阵的优点在于能明确合同管理的主体,便于实现合同绩效管理目标,避免出现合同管理主体的混乱,但责任分配矩阵无法直观地体现各个合同之间的逻辑体系,对于招标采购合同的整体管理而言有一定弊端。
初步合同规划。所谓初步合同规划是指在工程建设项目或政府采购项目中,根据建设项目的可行性研究报告和有关项目建设的背景资料,在收集和分析项目目标和总体需求的前提下,对项目功能定位、资金安排、专业技术、时间计划和招标思路等方面进行的统筹计划活动。初步合同规划工作包括项目总体需求分析和初步规划决策分析。
初步合同规划的成果要求。完成合同总体需求和初步规划决策分析工作的标志是提交初步合同规划文件,为下步工作提供基础和前提,该工作的成果文件形式可以称之为“初步合同规划书”。初步合同规划书应满足以下要求:第一,初步合同规划书应当包含合同总体需求、功能分区、技术品质和标准、资金计划、里程碑时间和确定依法必须进行招标范围等方面内容。初步合同规划书应围绕工程建设项目或政府采购活动的目标,体现项目总体的工期、质量、投资、安全等要求;第二,应结合项目所在地的法律政策环境和市场环境进行提炼,保证合同总体需求的可执行性;第三,应具体明确,尽量采用定量描述,避免采用定性描述;第四,应以书面形式记录,并将相应工作明确到具体的部门和人员。
工作分解结构可以从多种角度进行,通常包括:按产品的物理结构分解、按产品或项目的功能分解、按照项目的实施过程分解、按照项目的地域分布分解、按照项目的各个目标分解、按建设单位的管理部门分解、按实施主体的管理职能分解等。
精益思维的原则。首先,减少浪费,即在各环节剔除一切多余和无用的组织、程序和资源投入;其次,确定项目关键节点,发现并消灭影响项目推进的冗余;最后,要求项目全流程的顺畅不间断。
对于招标师而言,招标采购合同规划的主要目的是确定招标合同单元,完成招标方案的编制,从而指导整个招标采购实践活动。招标采购合同规划的每一项内容,都应当以此为行为准则和主轴。